I migliori strumenti per automatizzare le tue campagne di posta elettronica
Aggiornamento: 23 feb 2021
Nelle campagne di prospecting via mail ci sono tre cose che a mio avviso fanno la differenza:
- Avere un processo e un copy di base standard
- Inserire un pizzico di personalizzazione in ciascun messaggio
- Effettuare almeno 3-4 follow-up
Questi tre ingredienti mi permettono di migliorare continuamente le performances delle campagne che creo (grazie a un po’ di sano A/B testing fatto bene) e di ottenere Positive Reply Rates (lead qualificati e potenzialmente interessati) costantemente al di sopra del 30%.
Generalmente non mi interessa molto valutare altre metriche come Open Rate (per me tipicamente >70%) o il mero Reply Rate (tipicamente 40-50%) in quanto non sono rappresentative del successo di una campagna per me. Eric Ries le definirebbe “vanity metrics”.
Se fai prospecting via mail con costanza e fai le cose che servono per ottenere risultati, ti sarai certamente accorto che è necessario effettuare un sacco di operazioni ripetitive: copiare e incollare testo, indirizzi email, etc. Con grande rischio di fare errori, inviare testo con formattazioni errate (questi dettagli spesso fanno la differenza…) e un sacco di tempo usato per attività a basso valore aggiunto.
Per questo motivo credo che gli strumenti di automazione che oggi sono disponibili a tutti siano di grande aiuto e io personalmente li ho adottati da subito.
Vi presento di seguito 3 tool che ho analizzato e utilizzato negli scorsi mesi (scelti trai tanti perché mi sembravano i più validi) nella speranza di semplificarvi la vita nel caso doveste decidere di utilizzare questa opportunità.
Questa non è una lista esaustiva, ma alcune indicazioni dei software che in qualche modo reputo più interessanti e che conosco meglio. Oggi il mercato offre decine di soluzioni (la maggior parte lanciate da poco e quindi in continua evoluzione) e mapparle tutte sarebbe veramente difficile e probabilmente per voi poco utile. Questo fermento peraltro conferma che oggi più che mail le campagne email a freddo funzionano!
Woodpecker.
Scopro subito le carte e dico che è il mio preferito e lo strumento che attualmente uso.
Woodpecker.co è stato progettato appositamente per l’invio di e-mail e follow-up a freddo. E’ una start up polacca che è nata quasi per caso. Lavorando a un altro progetto e avendo la necessità di creare campagne in quantità, hanno deciso di automatizzare alcune fasi del processo e si sono presto accorti che su questo punto molte aziende avevano le stesse necessità.
Da qui hanno abbandonato il progetto originario e hanno costruito una piattaforma molto performante e dotata di un’ottima interfaccia.
Funzionalità.
Woodpecker integra tutte le funzionalità necessarie per creare efficaci campagne email: personalizzazione dei messaggi e dei follow up, programmazione degli invii sia in quantità che in termini di fasce orarie, caricamento massivo dei contatti e molto di più.
Le funzionalità distintive sono a mio avviso la possibilità di attivare un pannello per agenzie dove è possibile mantenere ordine tra le varie campagne in corso per clienti diversi (interessante solo per società di consulenza come Hike Up Consulting, meno per aziende o persone che vogliono automatizzare le proprie campagne) e la perfetta integrazione con i principali servizi di posta in termini di formattazione e statistiche (purtroppo non scontato).
Al momento manca l’integrazione con LinkedIn ma l’azienda ha confermato in più occasioni che ci sta lavorando e aspetto belle (e utili) novità in merito. Non è possibile nemmeno inserire nella sequenza delle azioni attivate manualmente e questa forse è l’unica opzione di cui si sente la mancanza.
Supporto.
La mia esperienza con il customer care di Woodpecker è stata eccellente. Ho avuto modo di interagire sia durante la fase decisionale che durante l’operatività e il team si è sempre dimostrato estremamente reattivo e soprattutto proattivo nel risolvere i miei problemi o i miei dubbi. Ho percepito veramente uno spirito orientato alla soddisfazione del cliente e processi decisionali snelli che danno fiducia alle persone.
Per me poi il fatto che l’azienda sia basata in Polonia è un fatto positivo in quanto il customer support è sempre presente negli orari di lavoro, mentre altre soluzioni di aziende americane da questo punto di vista sono svantaggiate.
In più Woodpecker mette a disposizione una buona quantità di informazioni su come migliorare le proprie campagne email sia attraverso il proprio blog che attraverso la newsletter.
Prezzo.
Il piano base costa 40$ al mese e contiene tutto quello che serve.
Per poter usufruire dell’integrazione con altre piattaforme occorre accedere alla versione Pro al costo di 80$ (attualmente in sconto a 50$) ma credo poco interessante per la maggior parte degli utenti.
Woodpecker offre anche prezzi ad hoc per agenzie e per grandi organizzazioni che hanno necessità di un elevato numero di utenze.
Conclusione.
Consiglio Woodpecker a chiunque voglia un’interfaccia semplice ed efficacie e ha bisogno di un servizio di assistenza sempre presente e reattivo.
By the way se vi interessa, in quanto partner della piattaforma, posso fornirvi un accesso gratuito esteso di 30 giorni (anziché 14). Commentate questo articolo scrivendo “Mi interessa” e vi manderò un link personalizzato.
Mailshake.
Ho usato Mailshake per un breve periodo e sicuramente è uno dei migliori tool sul mercato.
E’ un prodotto molto completo con tante funzionalità interessanti e una quantità di contenuti da cui prendere spunto veramente impressionante. Il suo fondatore Sujan Patel ha dedicato molte energie a creare contenuti, anche video, utili a padroneggiare l’argomento e a sfruttare al meglio lo strumento.
A me piace molto anche il loro sito, molto accattivante e fresco. Direi addirittura più curato nell'interfaccia rispetto allo strumento stesso.
Funzionalità.
Anche Mailshake contiene tutte le funzionalità di base e consente la programmazione degli invii. Per quanto riguarda la programmazione però ho avuto qualche difficoltà a impostare esattamente la frequenza di invio desiderata in quanto si può determinare un numero massimo di invii solo per campagna e non per singola email all'interno della campagna. Può essere fastidioso per campagne a cadenza settimanale, ma in qualche modo si riesce a trovare una soluzione soddisfacente.
Molto interessante la presenza della funzionalità A/B testing che consente di confrontare opzioni differenti all'interno della stessa campagna (i competitor che non hanno questa funzione richiedono la creazione di campagne distinte che per la verità non è un grosso problema) e la possibilità di integrare la sequenza con azioni esterne manuali o automatiche (solo versione Omni).
Per le agenzie Mailshake mette a disposizione un escamotage attraverso la creazione di “team” diversi per ciascun cliente. E’ una buona soluzione ma non completamente soddisfacente.
Mailshake gode inoltre della possibilità di integrazione con molte piattaforme esterne, inclusi i principali CRM, Google Sheets e molto altro. Probabilmente la migliore offerta da questo punto di vista.
L’integrazione con la posta elettronica nella mia esperienza non è eccellente: in un paio di casi l’integrazione non è andata a buon fine, ma non era presente alcuna segnalazione… e inviare un remind a qualcuno che ha già risposto non è una gran bella cosa…
Supporto.
Il supporto di Mailshake è sicuramente ottimo con personale molto pronto e disponibile e tantissime risorse gratuite per migliorare le proprie tattiche di marketing.
Inoltre Mailshake offre l’opportunità di partecipare a delle sessioni regolari con coach dell’azienda che sono in grado di analizzare e dare feedback sul copy e la struttura delle campagne (in inglese chiaramente).
In qualche occasione i tempi di risposta non sono stati velocissimi ma principalmente a causa del fuso orario.
Prezzo.
Il piano base è il più economico della piazza, costa 29$ al mese e contiene tutto quello che serve, tranne la funzione di A/B testing. Per poterne usufruire insieme alle integrazioni e altre funzionalità avanzate occorre fare l’upgrade alla versione Pro al costo di 59$ al mese. Per ulteriori funzionalità tra cui la possibilità integrare azioni manuali e customizzate bisogna passare alla versione Omni che costa 99$ al mese.
Conclusione.
Mailshake è un ottimo strumento a un prezzo molto competitivo nella sua versione base. La sua interfaccia può piacere o non piacere ma permette di fare abbastanza agevolmente tutto quello che occorre.
A mio avviso per accedere alle features distintive occorre sottoscrivere il piano Pro oppure Omni a costi leggermente superiori rispetto alla concorrenza.
Yesware.
Yesware è uno strumento che si integra all'interno del client di posta elettronica (Gmail, Outlook, etc.) ed è nato per tracciare la ricezione delle email ed eventuali ulteriori azioni associate.
Come opzione Yesware offre la possibilità di creare campagne email a costi contenuti.
Funzionalità.
Yesware offre tutte le funzionalità di base per l’invio di campagne email e inoltre permette l’integrazione con LinkedIn a patto di avere una sottoscrizione a Sales Navigator Team Edition (129$/mese). Permette anche di creare sequenze custom con l’integrazione di chiamate a freddo e altre opzioni ad hoc (da attivare manualmente).
Le funzionalità sono comunque piuttosto limitate e si concentrano sulla creazione di campagne semplici. Non è possibile inoltre gestire campagne di terzi, se non creando un nuovo account per ciascun cliente (non adatto per agenzie).
L’interfaccia, almeno nella versione Gmail che ho usato, non è delle migliori e richiede qualche sforzo di troppo nella navigazione all'interno e tra le campagne.
Supporto.
Il team di customer care di Yesware è forse meno accessibile rispetto ad altre piattaforme, ma il l’help center online è molto ricco e ben fatto. Probabilmente questa impostazione rispecchia la natura più orientata alle grandi organizzazioni che ai professionisti e alle startup.
Prezzo.
Il piano più economico che consente di creare campagne parte da 25$ al mese e arriva fino a 55$ al mese se si vogliono includere le integrazioni. La versione base a 12$ al mese non consente di creare campagne e fornisce soltanto le funzioni di base per il tracking.
Certamente molto competitivo dal punto di vista del prezzo, ma questo riflette anche la mancanza di alcune funzionalità specifiche.
Conclusione.
Yesware è a mio avviso una buona scelta quando non si hanno esigenze particolari e non sono necessarie interazioni tra più organizzazioni.
Probabilmente il miglior rapporto qualità prezzo per professionisti o venditori singoli che gestiscono tutto in autonomia.
Altri strumenti
Esistono molti altri strumenti che permettono di creare campagne email automatizzate, e negli ultimi mesi sono nate e cresciute tante nuove opzioni (forse le campagne email stanno riscuotendo successo???!!).
Ne elenco di seguito alcuni in modo che chi volesse allargare l’analisi possa avere una base di partenza (non esaustiva):
Se conoscete (e soprattutto usate) altri tool simili per favore scrivete un commento… sarà certamente utile a fare più chiarezza in un mondo dove l’offerta si sta formando ed è in continua evoluzione.