Ogni tanto mi capita di correre tutto il giorno da un impegno all’altro per poi accorgermi a sera di non aver fatto delle cose importanti che mi ero ripromesso assolutamente di fare.
Capita di rimanere fagocitati tra telefonate, incontri, attività da completare urgentemente e chi più ne ha più ne metta.
Ma se mi domando: ma quelle telefonate, quegli incontri, quelle urgenze… erano davvero importanti?
Erano davvero quelle cose in grado di fare crescere me e la mia attività?
Ecco molto spesso la risposta è no. Non erano importanti.
Erano urgenti, forse. Ma non importanti.
E la verità è che il più delle volte non ero nemmeno obbligato a farle quelle cose, ma potevo benissimo trovare un modo funzionale e cortese per programmarle in un momento più consono, più avanti nella giornata o nella settimana.
Ogni mese passo un paio d’ore con un collega inglese con cui ci scambiamo spunti e ci aiutiamo l’un l’altro a osservare ciò da soli non riusciamo a vedere.
Un anno fa mi ha consigliato un esercizio molto efficace che oggi condivido con te.
Prendi un pezzo di carta e scrivi la lista delle cose che devi (o vorresti) fare nell’arco della giornata o della settimana. Una semplice to-do list.
Ora prendi un altro pezzo di carta e traccia una riga verticale al centro.
A sinistra scrivi “ATTIVITÀ TRASFORMATIVE” e a destra “ATTIVITÀ TRANSAZIONALI”.
Le attività trasformative sono quelle che fanno crescere te e la tua azienda, come approvare un investimento importante o assumere un diretto riporto.
Sono le cose che devi assolutamente fare tu e che sono indispensabili per poter progredire.
Le attività transazionali sono quelle che ti permettono di gestire la situazione attuale, come acquistare le nuove scrivanie per gli uffici o rispondere a un fornitore.
Sono quelle cose che devi fare, magari anche in tempi stretti, ma che non cambiano veramente la situazione, che non permettono di far crescere te e la tua azienda.
Ecco con questo semplice esercizio, hai separato a sinistra le tue priorità come imprenditore, CEO e manager, rispetto alle altre attività della giornata.
Ora che hai un piccolo elenco di priorità il prossimo passo è concentrarti su 2 o 3 e completare nel più breve tempo possibile.
Più ti sarà possibile bloccare il tuo tempo e concentrarti in modo continuativo, più sarai veloce.
E le altre attività? Non posso lasciarle completamente stare.
No di certo, ma le altre attività potrai spacchettarle, digerirle a piccoli pezzi, tra le pause, nei trasferimenti, durante l’ultima ora serale in cui sei più stanco.
Immagina di riempire un vaso: se ci metti prima sabbia e ghiaia, appena proverai a mettere una pietra più grande non avrai più spazio.
Se invece prima metti le pietre grandi, ce ne staranno di più e poi potrai sempre mettere ghiaia, sabbia e anche acqua!
Se hai qualche minuto ti consiglio di guardare questo video, ormai datato, ma molto efficace per chiarire il concetto.
Ma c’è qualcos’altro che puoi fare con le attività che hai elencato a destra del foglio.
Proprio perché sono transazionali molto spesso scoprirai che si ripetono sempre uguali, sono meccaniche, oppure sono semplici, scomponibili.
Prova a guardarle con occhi nuovi e domandati, non se, ma COME è possibile:
eliminarle
ridurle
delegarle
Spero che questo pensiero ti sia stato utile. Sei d’accordo? Non ti trovi su alcuni punti?
Se hai un minuto rispondi a questa e-mail e fammelo sapere.