• Raffaele Contino

Riunioni trimestrali | Numero partecipanti, moderatore e agenda


Mi viene spesso chiesto supporto per la definizione di incontri trimestrali che coinvolgono le persone chiave dell'azienda.


Alcune aziende non ne hanno mai fatti, se non saltuariamente e in caso di situazioni particolari (di solito di crisi…).


Altre sono abituate a farli, ma finiscono costantemente per durare il doppio di quanto programmato e lasciare tutti i partecipanti con il netto presentimento di aver buttato via una giornata e forse più.


Personalmente ritengo che gli incontri trimestrali siano il primo tassello fondamentale per una efficace e sana circolazione delle informazioni in azienda.


In loro assenza, per mia esperienza, diventano frequenti le incomprensioni e gli attriti tra i manager e i dipartimenti, creando inefficienze, errori e urgenze che costano soldi e reputazione alle aziende.


Purtroppo però non basta fissare delle riunioni per risolvere i problemi e sono certo che anche tu, come me, avrai partecipato a lunghe riunioni inconcludenti, al termine delle quali i partecipanti sono usciti pensando di aver sprecato il proprio tempo.


Questa situazione può anche essere peggiore rispetto alla precedente, in quanto ai problemi di una comunicazione inefficiente, si somma il costo delle persone che hanno dovuto bloccare le proprie attività per sedersi attorno a un tavolo.


Non ci fermiamo spesso a pensarci, ma una singola riunione di 4 ore che coinvolge 5 manager esperti, può costare anche più di 1000€!


Di seguito provo a darti alcuni spunti di riflessione frutto della mia esperienza prima in grandi aziende strutturate e poi aiutando le aziende in questo ambito.


NUMERO DI PARTECIPANTI


Il numero ideale delle persone coinvolte durante gli incontri trimestrali è a mio avviso 6, incluso il CEO.


In qualche caso può essere problematico stringere il cerchio, ma suggerisco comunque un numero massimo totale di 8 persone.


Oltre a questo numero gli incontri diventano facilmente inefficienti e per molte persone risulterebbero poco utili.


I partecipanti dovrebbero essere tutte e sole le persone in grado di avere un impatto (diretto o indiretto) sulle leve principali del business (fatturato, margine e indirizzo strategico).


Ridurre il numero di partecipanti al minimo è una delle principali chiavi per il successo dell'incontro.


Per questo penso che valga la pena fare delle scelte difficili se serve, pur di ottenere questo risultato.


IL MODERATORE


Ogni incontro deve essere organizzato e gestito da un moderatore.


È la persona che ha il compito di dettare i tempi, moderare il dibattito e confermare la to do list (chi, cosa, quando) a fine meeting.


Deve raccogliere i contributi di tutti i partecipanti prima dell’incontro e deve inviare in anticipo l’agenda (almeno 3-4 giorni di prima), il più possibile dettagliata.


È la persona che interviene quando la discussione sta uscendo fuori traccia, annotando separatamente la questione per una discussione separata (parking lot).


Si preoccupa di distribuire documenti e informazioni alla fine dell’incontro e nei giorni successivi se necessario.


Il moderatore deve essere una persona rispettata e autorevole.


In qualche caso potrebbe essere l'imprenditore o amministratore delegato, ma io credo che l'ideale sia avere un braccio destro in gamba e buon comunicatore.


Gestire gli incontri richiede tempo e impegno… per questo avere qualcuno su cui contare può essere determinante.


L'AGENDA


Cameron Herlod, che ci ha scritto un libro (Meetings Suck), dice "No agenda, no attenda".


Senza un'agenda gli incontri sono sulla buona strada per l'insuccesso.


Ho fatto anche io questo errore.


Senza agenda le persone arriveranno impreparate e sarà solo colpa nostra che non abbiamo dato loro la possibilità di farlo.


L'agenda deve spiegare lo scopo dell'incontro, a cosa serve.


Deve definire i risultati chiave che ci si aspetta di ottenere: prendere una decisione importante, comunicare informazioni rilevanti, etc.


L'agenda deve anche dettare i tempi.


Ogni intervento o sezione deve avere una durata precisa.


Ragionevole, ma il più compressa possibile.


I meeting sono come i gas… se dai loro spazio si espandono!


Una buona regola può essere quella di definire un tempo apparentemente sufficiente e poi dividerlo per due. Sì per due… le persone dovranno sforzarsi per semplificare e passare solo i 3-4 messaggi veramente importanti.


Poi è fondamentale che l'agenda e i suoi tempi vengano rispettati.


Per questo il moderatore deve agire come un cerbero.


Deve essere intransigente.


I primi incontri potrebbero risultare quasi traumatici per qualcuno, ma poi tutti impareranno le regole e ringrazieranno perché gli incontri saranno più efficaci.




Creare e gestire un sistema di incontri trimestrali che funzioni è qualcosa di difficile e faticoso.


Richiede spesso una buona dose di errori e aggiustamenti, ma quando la macchina inizia a funzionare il cambio di marcia si percepisce.


Quando tutti lavorano per gli stessi obiettivi e si sentono partecipi delle scelte di tutta l'azienda, allora una nuova forza è in grado di alimentare i risultati aziendali.


E poi non dobbiamo partire da zero, ci sono tanti modelli e best practice a cui possiamo fare riferimento. 😉




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Spero che questo pensiero ti sia stato utile. Sei d’accordo? Non ti trovi su alcuni punti?


Se hai un minuto rispondimi fammelo sapere.


Alla tua crescita!


Raffaele




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